¿Dormir el sueño eterno en los anaqueles?

¿Cuántas veces hemos tropezado con vidrieras repletas de productos polvorientos, que nadie adquiere, porque parecen hechos para insultar, no para ser funcionales?

La primera pregunta que generan esas mercancías es: ¿por cuál comisión de calidad pasaron para ser avaladas como aptas para el comercio? Otros juicios asoman ante aquellas materias primas dilapidadas, que en su elaboración gastaron portadores energéticos y otros insumos, además del salario que hubo que pagarles a los obreros, para que al final esos artículos duerman el sueño eterno en los anaqueles.

Esos insultos a la estética, y sobre todo a la razón —que hemos descrito—, forman parte de los inventarios ociosos y de lento movimiento que vemos frecuentemente en algunos comercios minoristas. Pero hay otros que no sospechamos cuáles son sus facturas, porque yacen en almacenes de organismos y de la misma forma parecen ser la antípoda de la cultura del ahorro y la eficiencia.

Para que tengamos una idea de lo que significa este problema, basta con una ojeada a la siguiente cifra: en 2016 los inventarios nacionales ascendían a 23 000 231 000 CUP, y correspondía el 95 por ciento al sector empresarial, según reporta la página web de la Oficina Nacional de Estadística e Información (ONEI). Y aunque no están publicadas las cifras de los actuales, se sabe que todavía siguen desangrando la economía del país.

La tendencia creciente de los inventarios en los últimos años, principalmente aquellos que se relacionan con mercancías para la venta, materias primas y partes y piezas de repuesto, constituye tema de seguimiento de la Contraloría General de la República.

Tanto es así que en la 13ra. Comprobación Nacional al Control Interno, efectuada entre el 1ro. de noviembre y el 12 de diciembre, el Programa Priorizado II consistió en supervisar el control y uso de los inventarios.

La Comprobación lleva dos años evaluando ese indicador, y la de este año supervisó el 42 por ciento de los centros que en ediciones previas manifestaron dificultades con sus inventarios.

Como se indicó por las autoridades de la Contraloría, en todos esos lugares se evaluó el accionar de las administraciones para solucionar el problema, además de identificar las causas que originan ese entuerto de la economía que, según la contralora general de la República, Gladys Bejerano Portela, causa tanto daño como el robo.

El contro que ayuda

A pocos días de haberse iniciado la 13ra. Comprobación Nacional al Control Interno, Juventud Rebelde visitó la presidencia de Copextel, en la capital cubana. Sus directivos se veían extenuados, como quienes se habían preparado para un gran combate.

Un equipo bien entrenado para auditar se debatía entre informes que, de solo mirarlos de soslayo, develaban muchas horas de trabajo intenso. Como describió la joven supervisora Dayana Rodríguez, «se respiraba un ambiente de orden, de trabajo, que se consolida y se integra a la cultura organizacional de la empresa».

Dayana es graduada del curso emergente de auditores y tiene muy buena reputación, porque al tratar con los que supervisa lo hace con respeto, pues no puede ser una relación antagónica, sino de colaboración, en la que la transparencia y el buen trato alivian las tensiones que se viven en los días intensos de la Comprobación, como ella nos dijera.

«No es para cazar brujas, sino para ayudar a hacer más expeditos los caminos de la eficiencia», nos explicó el jefe de grupo, Elider Matos, quien proviene del Grupo Empresarial de Logística del Ministerio de la Agricultura, y como otros profesionales, en el momento de la Comprobación Nacional al Control Interno presta su servicio en otros organismos y entidades.

Ambos especialistas nos recuerdan que los centros escogidos para ser auditados no tienen por qué ser lugares con problemas. Los hay como Copextel que, por su importancia económica, es un centro donde existe un desvelo para que se entronicen la eficiencia y las buenas prácticas.

Estudiantes de varias carreras universitarias participaron en la 13ra. Comprobación al Control Interno en Copextel y en el resto de las entidades auditadas en todo el país.

Junto a la supervisora y al jefe del grupo, hay estudiantes de varias carreras universitarias que aplicaban sus frescos conocimientos académicos, al tiempo que se preparaban para cuando sean trabajadores, y también sean controlados.

Esa jornada de trabajo estuvo animada por el reconocimiento que la Contralora general de la República hizo a los estudiantes, a propósito de la celebración de su día. En aquellas líneas estaba asimismo el agradecimiento por participar masivamente —1 075 estudiantes— en la 13ra. Comprobación Nacional al Control Interno, y la confianza que la Revolución deposita en los jóvenes para asumir tareas profundas, útiles y urgentes, como la de contribuir a la eficiencia de la economía.

Había una tensión sana, porque aunque el control es para esta institución un ejercicio cotidiano, un señalamiento en la Comprobación Nacional siempre será motivo de preocupación, señaló Ivis Yoena Gutiérrez Pérez, directora de Organización y Control de la empresa.

Para la funcionaria, el sistema de control, en la medida en que han pasado los años, se ha ido perfeccionando, y precisamente los controles externos han ayudado a lograr ese fin.

«Tenemos implementado un sistema de control interno desde hace muchos años, desde que se emitió por la Contraloría la Resolución No. 60. Ese sistema tiene para su funcionamiento un grupo de procedimientos elaborados en la empresa: para reforzar la prevención y gestión de riesgos, para el tratamiento de quejas y denuncias, para el propio autocontrol, para la realización de las supervisiones, para la información de las indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción, y para el registro y la actualización de los resultados de las acciones de control».

Explicó además que la empresa cuenta con un comité de prevención y control a nivel corporativo y con un reglamento que rige el funcionamiento de ese comité y de sus homólogos en cada una de las divisiones.

«Una empresa no se prepara una semana antes para la Comprobación Nacional al Control Interno. Hemos trabajado durante todo un año, corrigendo las deficiencias detectadas en las diferentes acciones de control, logrando que este sistema sea en la práctica una función básica de la administración. Antes de la 13ra. Comprobación alistamos toda la documentación y eso lo hicimos con todas las unidades organizativas de la empresa», acotó Gutiérrez Pérez.

Al abordar la situación de los inventarios, Alfonso Brooks Rodríguez, presidente de Copextel, explicó que cuando se puso en vigor el Decreto 315 de 2013, que es el Reglamento para el tratamiento y la gestión de los inventarios, en particular de lento movimiento y ociosos, se concentraron en identificar las causas del alto valor de los que tenían.

Una vez conocido el origen de esta problemática, se trazó la política para la gestión de las mercancías almacenadas, partiendo de la condición de que los inventarios son la primera fuente para la ejecución del plan de la empresa.

«La política aborda entre sus objetivos la regulación de la gestión de los inventarios comercializables, de lento movimiento y ociosos, y garantiza el cumplimiento de las normas y procedimientos que regulan el control administrativo y contable, la gestión de las compras, así como el tratamiento que debe darse a los productos ociosos y de lento movimiento, sobre la base de la definición de los roles y misiones de todas las estructuras de la empresa en la cadena de valor.

«Nos hemos dado a la tarea de depurar los inventarios, pues el plan de ventas de Copextel se sustenta en la comercialización y en los servicios que brinda, a partir de todo lo que importamos para sostener las 14 líneas tecnológicas que trabajamos en el país».

Brooks apuntó que Copextel, para los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre, tiene los planes de venta más altos del año —por encima de los 25 millones—, y aun cuando se reflejan en la contabilidad de la empresa números que parecen altos en inventario comercializable, estos no cubren el plan de ventas de un mes.

Explicó también que el 31 de octubre pasado entró en vigor la instrucción sobre las mercancías protegidas. Eso respalda poder tener hasta más de tres años una serie de equipos y piezas de organismos priorizados como Salud Pública, pues, por ejemplo, se rompe un equipo de alta precisión en un salón de operaciones, y Copextel tiene que asegurar existencias de las partes y piezas de ese y otros equipos.

En Copextel, hasta el 31 octubre de 2018, el saldo en las cuentas de los inventarios de lento movimiento y ociosos era aproximadamente de 15,5 millones de pesos en moneda total. Al cierre de noviembre esa cifra apuntaba a bajar hasta un valor de 14,1 millones e irá paulatinamente descendiendo a partir de las acciones que se realizan, según explicó Juan Lebredo Rodríguez, asesor de la presidencia y gestor de Copextel.

Lebredo señaló que para la comercialización y los servicios la empresa cuenta en su objeto social con cientos de productos agrupados en 14 líneas de negocios, los cuales están, a su vez, compuestos por más de 60 genéricos totales.

«Existen productos en inventarios que son sistemas tecnológicos o forman parte de estos. Debido al desarrollo de las tecnologías muchos han ido envejeciendo, convirtiéndose algunos en obsoletos. Y es esta la causa fundamental por la que llegan los productos a la categoría de ociosos, y algunos pocos a la categoría de lento movimiento».

Aclaró que los productos de lento movimiento arriban a esta condición a partir de los 120 días y hasta un año en almacén. Luego pasan a ser ociosos, pues son productos pendientes de entregarse al cliente. También pueden ser productos que se emplearán en la ejecución de una obra o de una reparación, y por afectaciones existentes en estas actividades no se pueden sacar del almacén para dar el servicio solicitado.

Apuntó que existen productos incluidos en el inventario de lento movimiento que son partes y piezas para las reparaciones que hay que garantizar durante un tiempo previsto, para los equipos y sistemas adquiridos por los clientes, sobre todo la población. Estos, por diversas razones, llegan a más de 120 días en almacén y adquieren esa categoría transitoriamente, ya que a partir de ese momento se van categorizando como protegidos, y pasan a sus cuentas originales para asegurar la garantía.

Copextel cuenta con 29 unidades organizativas comercializadoras en el país y en todas hay inventarios ociosos y de lento movimiento, en diferentes estados. No obstante, como aseguró Lebredo, son diversas las acciones realizadas en los últimos tiempos, y las que aún se realizan y que han permitido reducir los niveles de inventarios.

Nombrar en cada unidad organizativa al gestor de estos inventarios ha sido una de las medidas adoptadas. También se han firmado contratos con la Empresa Comercializadora de Tecnología de la Información (Cedipad) y las empresas universales para la promoción, gestión de venta, tramitación de documentos y autorizo.

Lebredo se refirió además al envío de los listados de los inventarios actualizados a Cedipad o a Universales para su publicación en el sitio web promocional Cilmo (Mincin), además de habilitar en el sitio web de Copextel un espacio para la publicación de los listados de los inventarios de todas y cada una de las unidades organizativas, para su divulgación y el acceso de todos los clientes.

Con el objetivo de librar la batalla contra los inventarios ociosos y de lento movimiento, Copextel ha incorporado la firma de contratos con las empresas de Comercio de cada territorio para la venta minorista en tiendas y ferias.

Asimismo, explicó el directivo, se realizan acciones con diferentes entidades, a las cuales se les aseguran los listados de inventarios para posibles ventas mayoristas, según sus intereses. También han establecido la celebración del Día de los almacenes abiertos, ocasión en la que se invita a diferentes organismos a visitar los establecimientos de Copextel.

Control interno: traje a la medida

La Directora de Organización y Control de la empresa recordó que antes de la 12ma. Comprobación hacía mucho tiempo que no recibían un control de este tipo a nivel de corporación. Fue a partir de ese momento que reformularon el funcionamiento de los comités de prevención y control, desde la dirección de la corporación hasta la base. «Establecimos un reglamento y eso sirve para saber lo que hay que hacer cotidianamente, al tiempo que permite establecer pautas para la fiscalización», aseguró.

Ivis Yoena significó que a partir de la referida Comprobación reformularon también el proceso de aplicación de la Guía de Autocontrol, separaron y elaboraron una guía para la casa matriz, de manera que esta tiene determinados aspectos del control interno que solo responden a las áreas de regulación y control; pues quizá con la guía que tenían para toda la estructura corporativa, no visualizaban las especificidades que hay que controlar a nivel corporativo.

Beneficio de doble vía

Al término de nuestra visita a la presidencia de Copextel, conversamos con la primera vicecontralora general, Mirian Marbán González, quien aclaró que no todas las entidades que repiten este año en la Comprobación Nacional al Control Interno fueron evaluadas de mal el año pasado, sino que en esta edición se hizo un seguimiento, incluso para ver si las que estaban bien mantienen con buena salud su control interno. Reconoció al autocontrol que se hace la misma entidad como una herramienta para mejorar todos los indicadores económicos.

«Es a partir del autocotrol que comienza a mejorar el control interno; y si reciben un control externo que detecta problemas, y la entidad lo asume con el espíritu autocrítico con que debe hacerlo, sin dudas lo resolverá. Esa es la clave de buscar las causas, algo que es tan importante para clarificar y mejorar continuamente el control interno».

Marbán, al valorar la presencia de los estudiantes universitarios que han participado en esta y anteriores comprobaciones, dijo que identificarlos es casi un proceso de orfebrería, pues no se trata de captarlos para llenar espacios y dar la sensación de masividad.

«Hay que enamorarlos para que lo hagan siempre bien, para que su participación sea un beneficio de doble vía, donde todos aprendan, pues no se puede jamás menospreciar el conocimiento que atesoran. Siempre con ellos aprendemos, al tiempo que ellos también se llevan muy buenas experiencias que les serán útiles cuando comiencen la vida laboral.

«Siempre que participan hay una coordinación previa con la dirección de Educación Superior en cada provincia y con las universidades. Los profesores y la Contraloría nos encargamos de la preparación para la Comprobación, la cual incluye las normas éticas y de comportamiento», apuntó.

Copextel, según Anabel Colarte, estudiante de Ingeniería Industrial, es una entidad donde se aprende a trabajar con disciplina. El ambiente que se respira en la organización ofrece confianza hasta en quienes provienen de centros ajenos a la entidad, como ellos.

Alain González, también alumno de Ingeniería Industrial, aseguró que si se trabajara con la seriedad con que lo hace esta entidad, serían menores las pérdidas económicas por el almacenamiento de productos ociosos y de lento movimiento. Agradeció el haber podido ser útil y el respeto con que fueron tratados en los días que trabajaron en la empresa.

El estudiante de Derecho Alejandro Pupo aseguró que los jóvenes como ellos tienen un compromiso sólido con la Revolución. Expresó su preocupación por las indisciplinas que de manera general echan raíces en algunas empresas, entre estas las cuentas por pagar y por cobrar.

«La lucha contra la corrupción debe también preocuparnos y ocuparnos. Confío en que cada Comprobación al Control Interno contribuya al esfuerzo que realiza el país para la construcción del socialismo próspero y sostenible con el que estamos comprometidos. Confío en que se fomente la cultura del control, que es la cultura de la eficiencia y de las buenas prácticas».

Las acciones de control con los equipos de dirección y los colectivos laborales que fueron objeto de la 13ra. Comprobación al Control Interno concluyeron el 12 de diciembre.

Ahora comienza un proceso en los sectores y territorios para evaluar las incidencias más repetidas y profundizar en sus causas. Los diagnósticos y sugerencias serán brújulas para, en cada entidad supervisada, continuar trabajando por la eficiencia.

Como tantas otras entidades del país, Copextel tendrá que seguir trabajando, a pesar de las limitaciones económicas, para solucionar asuntos sensibles a los clientes, pues posee talleres e instalaciones que prestan servicios a la población y no siempre en estos se encuentran las soluciones esperadas para, fundamentalmente, devolverles la utilidad a equipos electrodomésticos.

Los inventarios de «doble filo», esas rémoras de la eficiencia, estarán reflejados en las relatorías de la Comprobación Nacional al Control Interno, y seguirán siendo objeto de supervisiones. Porque aspirar al progreso económico sumando pérdidas al Estado no solo es un disparate matemático, sino también una manera de alejarnos del desarrollo.

Juventud Rebelde - Diario de la Juventud Cubana