El correo electrónico, una de las herramientas que ha revolucionado la comunicación humana, puede obstaculizarla si no se usa correctamente
La comunicación humana ha cambiado mucho gracias al correo electrónico desde que este se inventó casi por casualidad, al principio de la década de los 70 del pasado siglo, aunque desde años antes se venía anticipando su aparición.
Fue el norteamericano Ray Tomlinson, un ingeniero de la firma Bolt Beranek y Newman, contratada por el Gobierno de Estados Unidos para construir la red Arpanet (la precursora de Internet), quien tuvo en 1971 la idea de crear un sistema para enviar y recibir mensajes por la red.
Escribió un programa llamado SNDMSG que se basaba en software usado para transferir archivos entre las máquinas diseminadas por la red, y seleccionó la arroba, que en inglés se lee «at (en tal lugar)», para especificar el destinatario del mensaje.
El «primer e-mail» fueron apenas unas letras sin sentido, «QWERTYUIOP», pulsadas al azar en el teclado para hacer una prueba, pues Tomlinson consideraba su invento como algo cotidiano y no le dio mucha importancia.
No obstante, pronto se hizo evidente que el correo electrónico, que incluso antecedió a Internet, se convertiría en una de las revoluciones comunicativas más importantes de la humanidad.
Y también se puso de manifiesto que esas teclas pulsadas al azar y sin sentido que sirvieron a Tomlinson para enviar el primer e-mail, constituyen una costumbre que todavía siguen teniendo muchas personas cuando usan esta herramienta.
Según una investigación realizada hace unos años por la Universidad de Londres, el bombardeo de información que reciben hoy las personas por diferentes medios puede hacer disminuir hasta diez puntos su coeficiente intelectual, retardando su capacidad de comprensión de los acontecimientos cotidianos.
Este desgrane de todo tipo de informaciones tiene a Internet y la televisión en la cima, seguidos de los constantes correos electrónicos que reciben diariamente quienes tienen acceso a esa utilidad.
Lo interesante es que un estudio realizado por Cisco Sytem determinó que de los e-mail que recibimos día a día, el 30 por ciento son copias de otros correos que nos envían innecesariamente, son irrelevantes o no nos conciernen; mientras que el 40 por ciento no son fáciles de leer debido a su extensión o mala redacción, y el 50 por ciento de las veces habría sido mejor usar el teléfono o tener una conversación cara a cara.
Si a esto le agregamos que un usuario de correo electrónico recibe un promedio a nivel mundial de entre 15 y 20 mensajes al día, y que de estos el 90 por ciento es spam o información no deseada, se entenderá porqué instituciones como el Centro para el Control y Prevención de Enfermedades, de Estados Unidos, la Agencia Europea para la Salud y la Higiene en el Trabajo o el Instituto Americano del Estrés coincidan en que el bombardeo de e-mail es uno de los factores de que padezca de estrés el 80 por ciento de las personas que laboran «conectados».
No se trata de menospreciar esta importante y crucial vía de comunicación, tirando el sofá por la ventana e impidiendo el acceso a la misma, sino de usarla juiciosamente.
Quizá lo primero que deberíamos hacer todos los usuarios de correo electrónico es revisarnos nosotros mismos para ver cuántos de los mensajes que enviamos son realmente imprescindibles.
Un experto que escribía en Internet sobre el tema, Juan Carlos Jiménez, de Cograf Comunicaciones, recomienda un ejercicio muy sencillo para evaluar durante 15 días el uso que le damos al correo electrónico.
Sugiere que cada persona calcule sobre la base de todos los e-mail que recibe en esa etapa, cuántos fueron pertinentes, cuántos copias innecesarias, los que enviamos y las respuestas que pedimos, así como las aclaratorias que tuvimos que hacer para que el destinatario entendiera qué quisimos decir en el primer mensaje original.
Esta mirada hacia nuestro buzón quizá nos revele cuán preparados estamos para la comunicación escrita electrónica, que no es lo mismo que saber escribir, y además la cantidad de tiempo que perdemos en ella.
Un grupo de investigadores venezolanos hicieron un estudio en una empresa de su país para determinar cuál era el costo del uso del correo electrónico por los empleados, lo cual arrojó que anualmente esa entidad de 480 empleados perdía anualmente nada menos que 4,8 millones de dólares por ese concepto.
Aparentemente difícil, en realidad para calcular el costo de esas lecturas utilizaron la fórmula: ERD x (T1 + T2) x SD x NE.
En esta, ERD es la cantidad de mensajes recibidos diariamente, sin incluir correos basura o que no tienen que ver con el trabajo; T1 es el tiempo promedio de lectura de cada mensaje; T2 es el tiempo promedio de recuperación de la labor anterior por la interrupción que un e-mail puede significar; SD es el promedio del salario diario de los empleados de la empresa llevado a minutos y NE es el número de empleados con correo electrónico.
En su investigación encontraron que el promedio de comunicaciones electrónicas era de unas 40 al día, el tiempo de lectura y de recuperación de la interrupción lo redondearon a dos minutos, y el salario promedio diario llevado a minutos, dividiendo lo que devenga al día entre la cantidad de minutos laborables, era de 0,50 centavos.
Solo con ello se reveló, por ejemplo, que cada empleado pasaba un promedio de una hora y 20 minutos diariamente leyendo e-mails, o que el costo promedio de leer un correo y volver a seguir en su trabajo era de un dólar.
Y cuando la fórmula comenzó a aplicarse, las cifras de pérdidas fueron mucho más astronómicas.
Los autores del estudio coinciden en señalar que a lo anterior habría que agregarle, por ejemplo, el tiempo que se demora en responder en chats, redes sociales y demás; pero que también habría que calcular los indudables beneficios que trae la inmediatez y fiabilidad del correo electrónico para las comunicaciones.
La aplicación de la fórmula no fue un pretexto para denigrar de la @, sino para alertar sobre la importancia de utilizarla bien.
Olvidar que la comunicación escrita no transmite lo mismo que la oral, que lo escrito en un correo electrónico no siempre es lo que sus destinatarios leen, o que la mitad de las veces quienes lo reciben no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio, puede ocasionar serios problemas a quien trabaja necesariamente prendido al e-mail.
Un pecado mayor es sobrestimar nuestra capacidad de transmitir la intención, el tono y la pertinencia del propósito de la comunicación en un mensaje escrito, cuando una simple comunicación telefónica nos puede ahorrar malos entendidos.
Y peor aún es seguirles el juego a quienes se dedican a enviar múltiples «mensajes cadena», anunciando desde el próximo fin del mundo, hasta fortunas milagrosas o fórmulas mágicas para la buena suerte, que en realidad esconden mecanismos para apoderarse de direcciones de correo electrónico y después inundarnos con spam.
Es imposible negar que el invento de Tomlinson es hoy imprescindible, y lejos de limitar su uso debe fomentarse, pues trae beneficios de todo tipo.
No obstante, nunca estará de más, cuando decidamos escribir un nuevo mensaje, recordar ser concretos, directos o evitar el reenvío innecesario de e-mails no pertinentes, para que cada nuevo mensaje sea una bendición y no un dolor de cabeza más.
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